Wsparcie i odpowiedzi
Często zadawane pytania
Znajdziesz tu odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące organizacji eventów z Xelvaruq. Jeśli nie znajdziesz swojego pytania, skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy.
Pytania podzieliliśmy na kategorie: organizacja, wieczory tematyczne, logistyka, personalizacja, koszty, bezpieczeństwo i współpraca. Odpowiedzi opracowaliśmy na podstawie doświadczeń z setek eventów, aby pomóc Ci podjąć dobrą decyzję.
Organizacja eventów
Pytania o organizację eventów
Organizujemy eventy firmowe, urodziny, wesela, imprezy prywatne, gale i wieczory tematyczne. Każdy event jest projektowany indywidualnie, dlatego zamiast gotowych pakietów proponujemy spójną koncepcję dopasowaną do charakteru spotkania, liczby gości i miejsca.
- Eventy firmowe: integracje, jubileusze, premiery produktów, spotkania świąteczne.
- Imprezy prywatne: urodziny, rocznice, wieczory panieńskie i kawalerskie.
- Wieczory tematyczne: pokerowe, ruletka, blackjack, stylizowane na lata 20.
Niezależnie od formatu dbamy o spójną oprawę, płynny przebieg i komfort gości.
Proces zaczyna się od rozmowy, podczas której poznajemy Twoje cele, liczbę gości i preferencje. Następnie przygotowujemy koncepcję i kosztorys, abyś od początku wiedział, jak może wyglądać Twój event.
- Pierwszy kontakt telefoniczny lub mailowy.
- Spotkanie lub rozmowa online w celu omówienia szczegółów.
- Przygotowanie spersonalizowanej oferty z propozycją scenariusza.
Dzięki temu unikasz zgadywania i otrzymujesz jasny plan działania.
Zazwyczaj potrzebujemy od 2 do 8 tygodni, w zależności od skali i stopnia personalizacji. Proste eventy mogą być gotowe szybciej, a rozbudowane gale wymagają więcej czasu na scenografię i próby.
- Małe spotkania: 2–3 tygodnie.
- Duże gale i eventy firmowe: 6–8 tygodni.
- W przypadku pilnych terminów staramy się dostosować harmonogram.
Im wcześniej się z nami skontaktujesz, tym większe możliwości personalizacji.
Tak, zapraszamy do odwiedzenia naszej galerii, gdzie prezentujemy zdjęcia z wybranych eventów. Możemy również przesłać portfolio dopasowane do Twoich potrzeb, abyś zobaczył realizacje zbliżone do planowanego wydarzenia.
- Galeria na stronie internetowej z różnymi formatami eventów.
- Portfolio wysyłane na życzenie.
- Referencje od klientów, którzy zorganizowali z nami eventy.
Chętnie opowiemy też o kulisach wybranych projektów podczas rozmowy.
Wieczory tematyczne
Pytania o wieczory tematyczne
Wieczory tematyczne to eventy stylizowane na określony klimat, np. pokerowy wieczór, wieczór w stylu lat 20. lub strefa gier z ruletką i blackjackiem. Zamiast pojedynczej atrakcji tworzymy spójną opowieść, która angażuje gości od wejścia do ostatniego pożegnania.
- Pełna aranżacja przestrzeni: dekoracje, oświetlenie, muzyka.
- Profesjonalni krupierzy i hostessy.
- Możliwość personalizacji scenariusza i rytmu wieczoru.
Dzięki temu goście nie tylko oglądają dekoracje, ale naprawdę wchodzą w klimat wydarzenia.
Tak, dysponujemy profesjonalnymi stołami do pokera, ruletki i blackjacka, wraz z wykwalifikowanymi krupierami. Stoły są stylizowane na eleganckie, kameralne rozgrywki, a obsługa czuwa nad tempem gry i dobrym nastrojem przy stole.
- Stoły do pokera w różnych rozmiarach.
- Stoły do ruletki i blackjacka.
- Krupierzy z doświadczeniem w obsłudze eventów.
Strefa gier może być centralnym punktem wieczoru lub eleganckim dodatkiem do innego programu.
Nie, nasze eventy mają charakter rozrywkowy. Gry odbywają się na żetony bez wartości pieniężnej, a celem jest dobra zabawa i integracja gości. Dzięki temu każdy może usiąść do stołu bez presji i nauczyć się zasad w przyjaznej atmosferze.
- Żetony są dostarczane przez nas.
- Brak wypłat i zakładów pieniężnych.
- Rozgrywki prowadzone są w przyjaznej atmosferze.
To idealne rozwiązanie na firmowe integracje, urodziny i wieczory towarzyskie.
Logistyka i lokalizacja
Pytania o logistykę i lokalizację
Tak, działamy na terenie całej Polski, a w wyjątkowych przypadkach również za granicą. Koszty dojazdu są ustalane indywidualnie, dlatego przed wyceną prosimy o informację o miejscu wydarzenia.
- Główna siedziba w Gdańsku, ul. Długa 10.
- Dojazd na terenie Trójmiasta bez dodatkowych opłat.
- Dla dalszych lokalizacji wycena indywidualna.
Niezależnie od miasta pomagamy dobrać przestrzeń i zaplanować logistykę.
Większość naszych eventów nie wymaga specjalnych przygotowań. Potrzebujemy jedynie dostępu do prądu i odpowiedniej przestrzeni. W razie potrzeby zapewniamy własne oświetlenie i nagłośnienie, więc nie musisz martwić się o sprzęt.
- Dostęp do gniazdek elektrycznych.
- Powierzchnia odpowiednia do liczby gości.
- Możliwość ustawienia stołów i dekoracji.
Przed eventem przygotowujemy listę wymagań, aby wszystko było jasne dla obu stron.
Tak, zapewniamy stoły, krzesła, dekoracje, oświetlenie, nagłośnienie oraz obsługę. Możemy również współpracować z dostawcami wybranymi przez klienta, jeśli masz sprawdzonego partnera lub specyficzne wymagania.
- Stoły do gier i meble eventowe.
- Systemy oświetleniowe i nagłośnieniowe.
- Dekoracje i elementy scenograficzne.
Dzięki temu zajmujesz się gośćmi, a my całą oprawą techniczną.
Personalizacja i scenariusz
Pytania o personalizację i scenariusz
Tak, każdy event projektujemy od podstaw, uwzględniając Twoje preferencje, charakter gości i cele. Możesz wybrać motyw przewodni, atrakcje i harmonogram, a my zadbamy o to, aby wszystkie elementy tworzyły spójną całość.
- Wybór motywu przewodniego, np. pokerowy wieczór lub gala.
- Dostosowanie atrakcji do grupy wiekowej.
- Personalizacja dekoracji i oprawy muzycznej.
Scenariusz może być kameralny i elegancki albo pełen niespodzianek – decyzja należy do Ciebie.
Oczywiście, oferujemy szeroki wachlarz atrakcji: pokazy, występy artystyczne, fotobudki, animatorów i wiele innych. Wszystko zależy od Twojej wizji i charakteru spotkania.
- Pokazy iluzjonistów i tancerzy.
- Fotobudki i ścianki do zdjęć.
- Animatorzy dla dzieci i dorosłych.
Dobierzemy atrakcje tak, aby wzmacniały klimat eventu, a nie go rozpraszały.
Koszty i płatności
Pytania o koszty i płatności
Każdy event wyceniamy indywidualnie, biorąc pod uwagę liczbę gości, zakres usług, lokalizację i stopień personalizacji. Po rozmowie przygotowujemy szczegółową ofertę, abyś dokładnie wiedział, za co płacisz.
- Cena zależy od wielu czynników.
- Oferta przygotowywana po konsultacji.
- Możliwość negocjacji w zależności od zakresu.
Nie stosujemy ukrytych opłat – wszystkie elementy są jasno opisane w ofercie.
Zazwyczaj wymagamy zaliczki w wysokości 30% przy podpisaniu umowy, a pozostałą kwotę po zakończeniu eventu. Szczegóły ustalamy indywidualnie, aby dopasować harmonogram płatności do Twoich możliwości.
- Zaliczka 30% na start.
- Płatność końcowa po evencie.
- Możliwość faktury VAT.
Przed podpisaniem umowy omawiamy wszystkie warunki, aby nie było żadnych niespodzianek.
Bezpieczeństwo i odpowiedzialność
Pytania o bezpieczeństwo i odpowiedzialność
Tak, posiadamy ubezpieczenie OC, które obejmuje nasze działania podczas eventów. Dodatkowo możemy pomóc w organizacji ubezpieczenia dla klienta, jeśli wymaga tego miejsce lub charakter wydarzenia.
- Ubezpieczenie OC Xelvaruq.
- Możliwość dodatkowego ubezpieczenia.
- Doradztwo w zakresie bezpieczeństwa.
Chętnie przedstawimy szczegóły polisy podczas rozmowy o współpracy.
Przestrzegamy wszystkich norm bezpieczeństwa, zapewniamy przeszkoloną obsługę i dbamy o odpowiednie warunki dla gości. W razie potrzeby współpracujemy z ochroną, aby zapewnić spokojny przebieg wydarzenia.
- Przeszkolony personel.
- Zgodność z przepisami BHP.
- Możliwość wynajęcia ochrony.
Bezpieczeństwo gości jest dla nas priorytetem na każdym etapie eventu.
Współpraca i kontakt
Pytania o współpracę i kontakt
Wystarczy zadzwonić pod numer +48 573 418 692 lub napisać na [email protected]. Możesz też odwiedzić naszą siedzibę przy ul. Długiej 10 w Gdańsku.
- Telefon: +48 573 418 692
- Email: [email protected]
- Adres: ul. Długa 10, Gdańsk
Po pierwszym kontakcie umówimy dogodny termin rozmowy i przedstawimy kolejne kroki.
Tak, zapraszamy na spotkanie w naszej siedzibie lub online. Spotkanie jest bezpłatne i niezobowiązujące, a jego celem jest poznanie Twoich potrzeb i przedstawienie możliwości.
- Spotkanie w biurze przy ul. Długiej 10.
- Możliwość wideokonferencji.
- Bezpłatna konsultacja.
Spotkanie to najlepszy sposób, aby zobaczyć nasze portfolio i porozmawiać o pomyśle na Twój event.
Masz inne pytanie?
Nie znalazłeś odpowiedzi?
Skontaktuj się z nami, a chętnie odpowiemy na wszystkie pytania. Jesteśmy dostępni telefonicznie i mailowo.
- +48 573 418 692
- [email protected]
- ul. Długa 10, Gdańsk